Към основното съдържание

Документи Модул

🆓 Free
Управлявайте, споделяйте и организирайте документи на вашата организация

Общ преглед

Модулът Документи е централизирано хранилище за всички файлове на вашата организация. Качвайте, организирайте и споделяйте документи безопасно с вашия екип.

Безопасно хранилище

Всички документи се съхраняват сигурно в cloud с автоматично резервно копиране и защита от загуба на данни.

Организация с папки

Създавайте папки и подпапки за лесна организация. Използвайте етикети за по-добро каталогизиране.

Контрол на достъпа

Определете кой може да вижда, редактира или изтрива всеки документ. Споделяйте документи с конкретни членове или екипи.

Версионен контрол

Проследявайте промените във файловете. Възстановявайте предишни версии при нужда.

Качване на документи

Има няколко начина да качите документи в платформата:

'Изберете папка', 'description' => 'Отидете в папката, където искате да качите файла (или останете в главната папка)' ], [ 'title' => 'Кликнете \"Качи документ\"', 'description' => 'Намерете бутона в горния десен ъгъл' ], [ 'title' => 'Изберете файл', 'description' => 'Влачете файл или изберете от компютъра си' ], [ 'title' => 'Попълнете детайли', 'description' => 'Добавете заглавие, описание и етикети (по желание)' ], [ 'title' => 'Задайте разрешения', 'description' => 'Изберете кой може да вижда документа' ], ]" />

Поддържани файлови формати:

Документи:
  • • PDF (.pdf)
  • • Word (.doc, .docx)
  • • Excel (.xls, .xlsx)
  • • PowerPoint (.ppt, .pptx)
  • • Текстови файлове (.txt)
Изображения:
  • • JPEG (.jpg, .jpeg)
  • • PNG (.png)
  • • GIF (.gif)
  • • SVG (.svg)
Други:
  • • Архиви (.zip, .rar)
  • • CSV (.csv)
  • • JSON (.json)
  • • XML (.xml)

Ограничение за размер

Максималният размер на файл е 50 MB. За по-големи файлове, разделете ги на части или използвайте външни услуги за споделяне.

Организация с папки

Организирайте документите си в йерархична структура от папки и подпапки:

Създаване на папка

Кликнете "Нова папка", въведете име и описание. Можете да създадете подпапки в съществуващи папки.

Пример: Папка "Проекти" → Подпапка "Коледна кампания 2025"

Етикети

Добавяйте етикети към документи и папки за допълнителна категоризация. Например: "спешно", "публично", "финансово".

Етикетите улесняват търсенето и филтрирането на документи.

Любими

Маркирайте често използвани документи и папки като "Любими" за бърз достъп. Те се показват в отделна секция в началото.

Споделяне и разрешения

Контролирайте кой има достъп до всеки документ и какво може да прави с него:

Нива на достъп:

Само виж

Може само да вижда и да изтегля документа. Не може да редактира или изтрива.

Може да редактира

Може да вижда, изтегля и да качва нови версии на документа.

Пълен достъп

Може да прави всичко, включително да изтрива документа и да променя разрешенията.

Споделяне с външни лица

Можете да генерирате публичен линк за документ, достъпен дори за хора извън организацията. Полезно за споделяне на документи с партньори или външни сътрудници.

Версии и история

Actio автоматично проследява промените във файловете и съхранява история на версиите:

Автоматично версиониране

Когато качите файл със същото име, системата автоматично създава нова версия вместо да презаписва стария файл. Можете да видите всички версии и да изтеглите всяка от тях.

Връщане към предишна версия

Ако направите грешка, можете лесно да се върнете към предишна версия на документа. Кликнете "Версии" → Изберете версията → "Възстанови тази версия".

История на промените

Виждате кой е качил всяка версия, кога и евентуален коментар за промените. Това улеснява проследяването на еволюцията на документа.

Системата съхранява последните 10 версии на всеки документ. По-стари версии се изтриват автоматично за спестяване на дисково пространство.

Добри практики

Използвайте ясни имена

Именувайте файловете описателно: "Финансов-отчет-2025-Q1.pdf" вместо "отчет.pdf". Това улеснява търсенето и идентификацията.

Структурирайте папките логично

Създайте ясна йерархия на папки, например: Финанси → Годишни отчети → 2025. Избягвайте твърде дълбоки йерархии (повече от 4-5 нива).

Ползвайте етикети активно

Етикетите улесняват намирането на документи от различни папки по обща тема. Например, всички документи с етикет "договори" независимо в коя папка са.

Внимавайте с публичните линкове

Публичните линкове са достъпни за всеки, който ги има. Не споделяйте чувствителни документи чрез публични линкове.

📚 Документация

📋 Достъпност по планове

🆓 Free - Основни модули
💰 Standard - Разширени
💼 Pro - Професионални
💎 Enterprise - Всички

Бисквитки

Използваме бисквитки, за да осигурим основната функционалност на сайта и да подобряваме услугите. Можете да приемете всички бисквитки или да управлявате предпочитанията си. Повече в Политика за бисквитки и Политика за поверителност.